Finanz- und RechnungswesenassistentIn

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen überwachen die Geldein- und -ausgänge eines Betriebs und sind für die laufende Buchung von Geschäftsvorgängen verantwortlich. Sie unterstützen bei der Kostenrechnung, Lohn- und Gehaltsverrechnung sowie der Erstellung von Jahresabschlüssen und sorgen für die ordnungsgemäße Ablage aller Unterlagen. Sie arbeiten in Unternehmen verschiedener Branchen und nutzen spezielle Buchhaltungssoftware. Zudem wickeln sie Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungen online ab. Je nach Betrieb erledigen sie ihre Aufgaben eigenständig oder im Team.

Aufgaben

Die Buchhaltung ist das zentrale Element jedes Unternehmens, in dem alle wichtigen Daten wie Aufwände, Erträge und Steuerangelegenheiten zusammenlaufen. Sie bildet die Grundlage für die Kostenrechnung, die entscheidend für Produktionsplanung und Preiskalkulation ist. Die meisten Buchhaltungsprozesse erfolgen digital, einschließlich der Meldungen an Behörden über Onlinemeldesysteme und der automatisierten Erfassung von Belegen mit spezieller Software wie SAP.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen führen entweder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine doppelte Buchführung durch. Bei der ersten werden alle Zahlungsvorgänge aufgelistet, um den Gewinn zu ermitteln; bei der zweiten erfolgt eine genauere Dokumentation von Geschäftsvorgängen. Sie helfen bei Abschlussbuchungen, erstellen Bilanzen und Geschäftsberichte und sorgen für die Nachvollziehbarkeit der Belege. Zudem bereiten sie Steuerformulare vor, führen Meldungen durch und erstellen Kennzahlen für das Controlling. Sie unterstützen auch Bilanzbuchhalterinnen und Steuerberater*innen bei Jahresabschlussarbeiten und stellen sicher, dass alle Unterlagen sorgfältig abgelegt werden, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten.

Arbeitsmittel

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen nutzen Bürogeräte wie Computer, Telefone, Drucker und Scanner sowie Kommunikationsmittel wie E-Mail und Videokonferenz-Tools. Sie arbeiten mit facheinschlägiger Software für Buchhaltung, Personalverrechnung und Kostenrechnung sowie Onlinemeldesystemen wie FinanzOnline und ELDA. Zudem bearbeiten sie digitale Formulare und Belege, erstellen Kennzahlensysteme und Statistiken und führen Ablagesysteme. Bei der Bilanzierung verwenden sie häufig Fachliteratur und Gesetzestexte.

Wichtigsten Tätigkeiten

• Belege sammeln, ordnen, kontrollieren, mit laufenden Belegnummern versehen und kontieren
• Daten für die Buchführung und für die Lohn- und Gehaltsverrechnung erfassen und kontrollieren
• verbuchte Belege ablegen
• Inventuren durchführen, Bestände erfassen
• Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse vorbereiten
• bei Bilanzierungsarbeiten (Jahresabschlussarbeiten) mitwirken
• Überweisungen tätigen
• bei der Budgetierung mitarbeiten
• Zahlen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung aufbereiten
• Einhaltung von Budgets überwachen
• Daten und Kennzahlen auswerten, Statistiken erstellen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen
• digitale Formulare und Listen für Steuern und Abgaben vorbereiten
• Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme (FinanzOnline und ELDA) durchführen
• Abrechnungen mit Sozialversicherungsanstalten und Steuerbehörden durchführen
• mit Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen und Revisor*innen zusammenarbeiten

Anforderungen

• Mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Kontrollieren von Berechnungen, Führen der Konten
• Organisationstalent: Durchführen der Abrechnungen; Ordnen von Belegen
• Sprachfertigkeit mündlich: Informieren der Geschäftsleitung; Teilnehmen an Besprechungen
• Sprachfertigkeit schriftlich: Erstellen von Berichten an die Geschäftsleitung
• logisch-analytisches Denken: Berechnen von Kosten, Erstellen und Analysieren von Bilanzen
• Merkfähigkeit: Beachten gesetzlicher Vorschriften, Vergleichen von Kosten
• Selbständigkeit: Erstellen der Bilanz, Berechnen von Kosten, Beurteilen von Produktionszeiten
• generelle Lernfähigkeit: neue EDV-Programme
• psychische Belastbarkeit: Termindruck