Bürokaufmann/-frau

Bürokaufleute arbeiten in allen Arten von Unternehmen, öffentlichen Institutionen oder Organisationen und führen dort alle wichtigen Büro- und Sekretariatsarbeiten, sowie verschiedene Verwaltungs- und Organisationsaufgaben durch. Sie verfügen über ein fundiertes kaufmännisches Know-how und kennen sich im Umgang mit Computer, Internet und Office-Softwareprogrammen gut aus. Je nach Arbeitsbereich und Aufgabenschwerpunkt sind sie beispielsweise im Sekretariat, in der Buchhaltung, im Personalbüro oder im Bereich Einkauf, Versand und Lagerhaltung tätig. Abhängig von Art und Größe des Betriebes arbeiten sie gemeinsam im Team mit Kolleginnen und Kollegen sowie mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.

Ablauf

Bürokaufleute erledigen den Schriftverkehr (z. B. Aussendungen, Serienbriefe, E-Mails) und sorgen dafür, dass die wichtigsten Zahlen und Fakten immer griffbereit sind: Dazu bereiten sie Daten auf und erstellen Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben. Sie führen die Kassa und veranlassen Überweisungen. Außerdem führen sie Personalaufzeichnungen über Löhne und Gehälter, Überstunden, Urlaubsansprüche und Krankenstände. Sie erstellen Protokolle von Meetings und Treffen, führen Telefonate, koordinieren Termine und wirken bei der Planung und Organisation von Geschäftstreffen und Dienstreisen mit.
Bei all diesen Tätigkeiten ist es wichtig, auch in Stresssituationen Überblick und Ordnung zu bewahren.

Durch die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung (Computer,  Netzwerke, Datenbanken) werden heute viele betriebliche Routinearbeiten (z. B. Erstellen von Serienbriefen, Führen von Karteien, Berechnen von Löhnen und Gehältern) teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt. Fundierte Computerkenntnisse sind daher für Bürokaufleute besonders wichtig. In den Aufgaben- und Tätigkeitsbereich der Bürokaufleute fließen vermehrt aktuelle betriebswirtschaftliche und technische Themen ein. So nehmen Kundenorientierung (Customer-Relationship-Marketing), Qualitäts-Management, Teamarbeit und Projekt Management, sowie die Nutzung von modernen Informations- und Kommunikationsmittel ständig zu.

Kenntnisse

Bürokaufleute sind in vielen Unternehmen die zentralen Anlaufstellen für Teams und Management. Sie beherrschen meist eine Fremdsprache (in der Regel Englisch), um auch im internationalen Geschäftsverkehr mündlich und schriftlich kommunizieren zu können.

Wichtigsten Tätigkeiten

• an Computern arbeiten, betriebliche Bürosoftware anwenden
• Schrift-, E-Mail-Verkehr und Telefonate führen
• Termine einteilen und koordinieren
• Meetings, Tagungen, Dienstreisen organisieren und koordinieren 
• Daten für Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln, Zahlungen und Überweisungen veranlassen
• Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren entgegennehmen und prüfen
• bei der jährlichen Inventur mitwirken
• Zahlungseingänge überwachen und gegebenenfalls Mahnbriefe aussenden
• Telefonanlagen, Drucker, Scanner, Kopiergeräte bedienen
• Kundinnen und Kunden informieren und betreuen
• Ordner, Formulare, Listen, Betriebsbücher, Journale und Datenbanken führen

Anforderungen

• mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Buchhaltungsarbeiten, Lohn- und Gehaltsverrechnung
• Organisationstalent: Koordinieren der Arbeitsabläufe, Terminplanung
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeiten mit anderen Abteilungen, Teamarbeit innerhalb einer Abteilung
• Sprachfertigkeit mündlich und Kontaktfähigkeit: Betreuen von Kunden und Kontakt mit Kunden und Lieferanten
• Sprachfertigkeit schriftlich: Schriftverkehr, Verfassen von Protokollen
• logisch-analytisches Denken: Buchhaltungsarbeiten, Kalkulationen
• Merkfähigkeit: Verfassen von Protokollen, Telefondienst
• Selbständigkeit: eigenverantwortliches Arbeiten in fast allen Aufgabenbereichen