VerwaltungsassistentIn

Verwaltungsassistent*innen sind im Administrationsbereich von Behörden und öffentlichen Institutionen tätig. Sie erledigen den Brief- und E-Mail-Verkehr, verfassen Schriftstücke wie Protokolle und koordinieren Termine. Zudem arbeiten sie in der Buchhaltung und im Materialwesen. Im Parteienverkehr haben sie direkten Kontakt zu Kund*innen und arbeiten eng mit Kolleg*innen und Vorgesetzten zusammen.

Aufgaben

Verwaltungsassistent*innen sind für die täglichen Büroarbeiten in ihrer Abteilung zuständig. Dazu gehören Telefon-, Brief- und E-Mail-Verkehr, Datenpflege, Termin- und Veranstaltungsorganisation sowie Dienstreisen. Sie nutzen moderne Bürokommunikationstechniken und kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial, indem sie Angebote einholen und vergleichen. Zudem arbeiten sie in der Lohn- und Gehaltsverrechnung, organisieren das Belegwesen und verwalten Ein- und Auszahlungen. Ein wichtiger Bereich ist der Parteienverkehr, wo sie Besucher*innen betreuen und informieren müssen. Für diesen Beruf sind vielfältige fachliche Kompetenzen sowie Kommunikationsfähigkeiten erforderlich, die kulturelle Vielfalt berücksichtigen.

Arbeitsmittel

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und benutzen unterschiedliche (elektronische) Formulare sowie diverses Büromaterial.
Dazu verwenden sie die üblichen Büro- und Kommunikationsgeräten wie Computer und Laptops, Drucker, Scanner, Kopiergeräte und (Mobil-)Telefone. Sie arbeiten dabei mit dem Internet und Kommunikationstechniken wie E-Mails, Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools.

Wichtigsten Tätigkeiten

• Verwaltungsfachbeamt*innen assistieren
• allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
• Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
• Büroausstattung, Büromaterial usw. beschaffen und Aufzeichnungen über Bestände führen
• Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
• Korrespondenz durchführen, d. h. E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
• Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
• Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
• Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
• Parteienverkehr durchführen, Klient*innen (Parteien) anmelden, informieren und betreuen

Anforderungen

• Fingerfertigkeit: Maschinschreiben bzw. Bedienen der Computer-Tastatur
• Sehvermögen: Bildschirmarbeit
• mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Buchhaltungsarbeiten, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr
• Organisationstalent: Koordinieren der Arbeitsabläufe, Terminplanung
• Kontaktfähigkeit: Betreuen von Kunden und Parteien
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeiten mit anderen Abteilungen, Teamarbeit innerhalb einer Abteilung
• Sprachfertigkeit mündlich: Kontakt mit Kunden und Lieferanten
• Sprachfertigkeit schriftlich: Schriftverkehr, Verfassen von Schriftstücken und Protokollen
• logisch-analytisches Denken: Buchhaltung, Rechnungswesen, Ablageverwaltung
• Merkfähigkeit: Verfassen von Protokollen, Telefondienst
• Selbständigkeit: eigenverantwortliches Arbeiten in fast allen Aufgabenbereichen